Dans chaque domaine d’activité, nous sommes tous amenés à gérer différents projets, évènements, ou clients. Aujourd’hui, afin d’être plus productif, il est devenu indispensable d’arriver à s’organiser au quotidien dans notre travail. Et bien, sachez qu’il existe plusieurs applications qui peuvent vous permettre d’organiser vos tâches, vos objectifs, votre planning, votre liste d’achats, vos finances, vos projets, vos clients, vos recettes, etc..
Dans cet article, je vais vous présenter 5 différents outils qui vont vous aider à mieux organiser et gérer votre travail. Je vous parlerai également de l’application que j’utilise quotidiennement (à savoir que je ne peux plus m’en passer. Bien entendu, je vous le détaillerai plus en profondeur dans un prochain article).
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NOTION : le meilleur outil de gestion et d’organisation qui existe (à mon sens bien sûr)
Commençons par mon préféré, qui est aujourd’hui mon second cerveau : Notion !
Cet outil est une merveille pour vider votre cerveau et donc organiser différents projets.
Comme vous pouvez le voir ci-dessus (et encore, je ne vous ai pas tout dévoilé, et je n’ai pas terminé), Notion regroupe pas mal d’informations sur mon business.
Grâce à Notion, j’ai accès à toute ma vie :
- Les identifiants et mots de passe
- Mon fichier client
- Les contenus que je créais pour mes clients et mon entreprise par type de support
- Mes articles de blog
- Les liens et notes sur les formations auxquelles je suis inscrite
- Tous mes outils de freelance
- Le regroupement de toutes mes stratégies de hashtags
- Les chartes graphiques de chacun de mes clients
- Mes notes de rendez-vous
- Mon planning par jour, semaine et mois
- Mes objectifs de l’année
- Ma petite to do list
- Ma liste de lectures
- Mes finances : suivi financier et dépenses mensuelles
- Ma vie personnelle : qui regroupe la liste de mes achats, mes recettes, mes organisations de voyages, etc.
Vous l’aurez donc compris, c’est l’outil indispensable pour organiser toute votre vie (ça tombe bien, je suis une accro de l’organisation, voire même un petit peu trop…)
Grâce à cet outil, il vous est possible de créer toutes sortes d’informations sous différents types :
- Page
- Tableau de bord (comme Trello)
- Liste (comme Excel)
- Galerie
- Base de données
- Etc.
Notion est déjà super à utiliser en solo, mais aussi très pratique quand il s’agit de travailler en équipe que ce soit avec les membres de votre entreprise et également avec vos clients. En effet, il y a de nombreuses options de partage afin de pouvoir collaborer sur différentes pages ou bases de données.
Cet outil propose un abonnement gratuit avec un énorme panel de possibilité. Personnellement, j’ai pris le forfait « pro » à 4 $ par mois, parce que j’avais besoin d’un espace de stockage illimité, et un accès à l’historique de chacune de mes pages.
Et pour le grand final : Notion peut être téléchargé sur votre ordinateur ou téléphone, ce qui fait que vous pouvez l’utiliser de différentes manières et surtout avoir toutes vos données à n’importe quel moment.
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TRELLO : l’outil de gestion de tâches le plus connu et simple d’utilisation
Trello est l’outil de gestion de projet gratuit le plus connu des entrepreneurs. Très simple d’utilisation, il vous permet de gérer vos projets seuls ou en équipe.
Je l’ai très longtemps utilisé avec des collaborateurs de travail et des clients. Cet outil m’a beaucoup servi pour avoir une vue d’ensemble sur les tâches que chacun devait réalisé pour un lancement d’un service ou produit, ou tout simplement pour gérer la communication d’une entreprise.
Je me suis également servie de Trello pour créer des thématiques de contenus sur la semaine et le mois.
Tout aussi pratique que Notion, cet outil va révolutionner votre travail au quotidien.
Il se présente principalement sous forme de tableau, ce qui est idéal pour regrouper toutes les informations, liens, deadlines, tâches pour un projet. C’est souvent ce format qui est utilisé en équipe. Vous pouvez également y ajouter et trier autant de listes que vous le souhaitez, ainsi que des cartes, pièces jointes,commentaires, des descriptifs, etc.
Ce que j’aime le plus dans cet outil c’est la facilité de retrouver toutes les informations dont on a besoin, car tout est centralisé au même endroit. Et bien sûr, Trello est téléchargeable sur votre téléphone ou ordinateur : ce qui veut dire que vous l’avez à porter de main n’importe où et n’importe quand.
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ASANA : l’outil de gestion de projet parfaite pour des équipes
Asana est l’outil idéal pour avoir un espace de travail partagé. Vous avez la possibilité de créer des équipes pour gérer des projets en commun. Chaque personne a des tâches définies et des responsabilités différentes. Ce qui est génial c’est que vous pouvez même diviser vos tâches en sous-tâches.
Ce que j’aime le plus avec cet outil, c’est qu’il vous permet de voir l’avancée des projets. En fait, vous avez une vue d’ensemble et vous pouvez être en mesure de savoir quelles tâches sont en cours de réalisation ou achevées.
Comme les autres plateformes, Asana peut se présenter sous différents formats :
- Tableau
- Calendrier
- Timeline
- Liste Kanban
À vous de choisir celle que vous préférez !
Asana est également très pratique pour laisser des commentaires, partager des pièces jointes ou se connecter à différentes applications, comme par exemple Slack (un espace de messagerie professionnelle).
Cet outil propose différents abonnements, dont un gratuit, avec toutes ces possibilités :
- Nombre de tâches illimité
- Nombre de projets illimité
- Nombre de messages illimité
- Journal complet des activités
- Stockage illimité de fichiers (100 Mo par fichier)
- Travail en équipe (jusqu’à 15 personnes)
- Projets en vue Liste
- Projets en vue Tableau
- Vue Calendrier
- Responsable et échéances
- Aperçu de projet
- Brief de projet
- Applications mobiles pour iOS et Android
- Suivi du temps grâce aux intégrations
- de 100 intégrations gratuites à vos applications préférées
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ClickUp : l’outil pour organiser ses tâches seule ou en équipe
ClickUp est un outil très utilisé par les grandes sociétés tel que Airbnb, Google ou encore Uber.
Il vous permet de gérer vos projets plus facilement en équipe grâce à une plateforme qui regroupe différentes fonctions de collaboration.
Cet outil est pratique pour créer des tâches sous différentes formes :
- Calendriers
- Liste Kanban
- Timeline
- Diagrammes de Gantt
Ce que je préfère dans cet outil, c’est qu’il est possible de connecter vos différents calendriers que vous avez sur votre téléphone ou ordinateur.
ClickUp propose plusieurs fonctionnalités :
- L’automatisation : une centaine de modèles prédéfinis vous sont proposés pour automatiser votre flux de travail
- Créer des documents ou wikis pour collaborer et conserver votre travail
- Communiquer par chat ou mail avec votre équipe directement sur la plateforme
- Définir des rappels de tâches
- Créer des marqueurs de progression sur vos tâches
- Voir les tâches de chaque personne de votre équipe et les filtrer rapidement
- Fixer des objectifs à atteindre
- Répondre et archiver des commentaires
- Créer des tableaux ou listes de contrôle
- Etc.
Comme vous l’avez remarqué, ClickUp est très pratique surtout pour travailler en équipe et gérer des projets en commun.
Cet outil vous propose un forfait gratuit, mais je trouve que l’utilisation reste quand même très limitée sur la version « Free ». Sinon le prix s’élève à 4,15 € par mois et par personne si vous payez annuellement.
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ANY.DO : l’outil parfait pour les accros de TO DO LIST
ANY est vraiment un outil très simple d’utilisation et surtout pour tous les fans de to do list à valider. Très friande des check-lists, j’ai décidé de vous partager cet outil parce que ça peut vous servir tant personnellement que professionnellement.
ANY est une application disponible sur Android, iPhone, PC, MAC et navigateur web. Elle vous permet d’organiser toutes vos tâches sous forme de liste. Afin de ne rien oublier, il vous est possible de créer des rappels, de les synchroniser sur tous vos appareils et d’y ajouter des jalons de progression.
Cet outil est super pratique pour mettre en priorité et organiser toutes vos tâches, ajouter des pièces jointes ou encore personnaliser les tâches récurrentes (par exemple faire de la veille tous les matins).
Il est possible d’afficher vos tâches sous différentes formes :
- Liste Kanban
- Projet
- Calendrier
ANY est aussi idéale à utiliser en équipe, l’application permet de partager, déléguer, retrouver, planifier des projets, suivre les progrès et surtout discuter avec vos collaborateurs.
Concernant les abonnements, l’outil est gratuit lorsque l’on souhaite s’en servir en solo. Elle devient payante pour les gestions de projets en équipes, c’est-à-dire à 5,99 € par mois.
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A présent il ne vous reste plus qu’à tester ces différents outils et voir celui qui vous plaît le plus. Bien sûr il en existe encore une multitude, mais je ne voulais pas vous perdre avec trop d’applications. J’ai préféré vous présenter celle qui à mon sens sont les plus performantes, simple d’utilisation, efficace pour votre organisation et productivité au travail et enfin gratuite.
Maintenant c’est à vous de jouer !
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les écrire ci-dessous en commentaire.
